Sprawna i dobrze przemyślana komunikacja wewnętrzna ma niebagatelne znaczenie dla funkcjonowania całej firmy. Warto więc korzystać z dostępnych narzędzi, by ją usprawnić.
Komunikacja wewnętrzna jest równie ważna jak zewnętrzna. Pomaga w budowaniu zaangażowanego zespołu i tworzeniu przestrzeni otwartej na dialog. Jako narzędzie ogromny potencjał ma tutaj newsletter wewnętrzny, czyli elektroniczny biuletyn z ważnymi informacjami i nowościami. Trzeba jednak dokładnie przemyśleć jego formę i treść, by był atrakcyjny dla pracowników i nie trafiał do spamu.
Jak stworzyć newsletter firmowy?
Ponieważ newsletter firmowy będziesz kierować do swoich pracowników, możesz poznać ich preferencje poprzez ankietę lub bezpośrednią rozmowę. Pomoże to w opracowaniu treści, które trafią w ich gusta i spełnią ich oczekiwania, a przede wszystkim będą dla nich interesujące.
Newsletter będzie cyklicznie trafiał na ich skrzynki mailowe, zatem ważne jest, by chcieli go otwierać, czytać, a nawet na niego reagować, np. proponując do niego własne materiały. Jak wyróżnić firmowy biuletyn w morzu maili, które pracownicy otrzymują codziennie? Zwróć uwagę na kilka elementów.
Tytuł i nagłówek – kilka słów, które muszą nie tylko zwrócić uwagę pracownika, ale też przekonać go do otwarcia maila. Wymyśl chwytliwe, interesujące, a może nawet zabawne hasło, które na stałe skojarzy się z Twoim newsletterem.
Język i styl wypowiedzi – newsletter powinien realizować założenia kultury całej firmy, pasować do niej i charakteru jej pracowników. Nie sil się na zbyt wyszukane słownictwo, ale nie pisz też zbyt potocznie. Dbaj również o poprawność językową, by nie zrazić odbiorców niedbałością.
Forma treści – najlepiej korzystać z krótkich komunikatów o charakterze ogłoszenia lub notatki. Jeśli jakaś kwestia wymaga dopełnienia, udostępnij linki do szczegółów i zachęć pracowników, by zapoznali się z nimi we własnym zakresie.
Projekt i oprawa graficzna – newsletter powinien być ciekawie i estetycznie zaprojektowany, bez drażniących kolorów i śmiesznych fontów. Żyjemy w czasach informacji obrazkowych, dlatego koniecznie wzbogać teksty ilustracjami, zdjęciami i infografikami.
Struktura – tutaj powinna rządzić prostota. Niech całość będzie przejrzysta, czytelna i dobrze uporządkowana. Podziel treści na wątki lub działy tematyczne, by pracownicy mogli łatwiej wyszukiwać te informacje, które ich interesują.
O czym pisać?
W tej kwestii znów warto odwołać się do preferencji pracowników, ale nie tylko. Dopasuj treści do specyfiki działalności i branży – inaczej będzie wyglądał newsletter dużej korporacji farmaceutycznej, a inaczej średniej firmy zajmującej się sprzedażą mebli. Przede wszystkim pisz o tym, co jest ważne, ciekawe i przydatne dla pracowników. Kilka pomysłów znajdziesz poniżej.
- Zmiany w firmie i ważne wydarzenia
Tutaj można wspomnieć o nowych klientach lub projektach, spotkaniach, konferencjach i szkoleniach pracowniczych. Możesz napisać o bieżących planach firmy, o stanie realizowanych projektów oraz efektach projektów zakończonych. Dziel się także informacjami o osiągniętych sukcesach lub zdobytych nagrodach i wyróżnieniach.
- Integracja i życie firmy
Informacje o planowanych wyjazdach, spotkaniach i imprezach, a także relacje i wspomnienia z wydarzeń, które już się odbyły. Możesz też zamieścić informacje o konkursie firmowym np. na najlepszy kostium na Halloween.
- Pracownicy
Daj możliwość członkom zespołu, zarówno nowym, jak i starym, by się przedstawili, opowiedzieli coś o sobie i swoim hobby, podzielili się pomysłami czy wspomnieniami z urlopu. Twoja firma to przede wszystkim ludzie, a za każdym człowiekiem stoi jakaś warta opowiedzenia historia. Można też umieścić życzenia urodzinowe dla pracowników, którzy obchodzą swoje święto w danym tygodniu lub miesiącu.
- Akcje CSR
Przedstaw pracownikom aktualne projekty charytatywne, w które angażuje się firma, zbiórki na schronisko lub dom dziecka, wydarzenia społeczne, w których bierzecie udział oraz działania podejmowane przez firmę na rzecz ochrony środowiska. Zachęć swoich pracowników, by czynnie włączali się w takie akcje i projekty.
- Aktualności z branży
Pisz o zmianach, trendach i nowościach branżowych, które mogą mieć wpływ na funkcjonowanie firmy lub po prostu zainteresować pracowników.
- Luźne wątki
Tutaj ogranicza cię jedynie Twoja kreatywność. Dobrym pomysłem będzie seria ilustracji satyrycznych lub mini komiksów (może któryś z pracowników rysuje hobbystycznie?), które będą nawiązywać do życia firmy. Możesz też stworzyć dział typu „Czy wiedziałeś, że…”, ogłoszenia od pracowników dla pracowników lub pocztówki z wakacji ze wspomnieniami z urlopów.
To jedynie kilka pomysłów, a możliwości jest dużo więcej. Warto, byś sam pomyślał o tym, co Twoi pracownicy chętnie przeczytają. I nie musisz wszystkiego robić sam. Z pewnością znajdą się w Twoim zespole osoby, które z przyjemnością aktywnie zaangażują się w tworzenie newslettera. Pozwól im na to. Dzięki temu będzie on jeszcze bliższy gustom i oczekiwaniom Twojego zespołu.
Jakie korzyści daje newsletter?
Wracając do początku, newsletter usprawnia komunikację wewnętrzną w firmie i pomaga budować przyjazną atmosferę w pracy, co z kolei wpływa korzystnie na twój wizerunek jako pracodawcy (w myśl koncepcji employer brandingu). Z pomocą newslettera możesz budować więź pracowników z firmą i wpływać na ich zaangażowanie, a nawet inspirować ich. Jeśli pozwolisz im aktywnie uczestniczyć w tworzeniu newslettera, dasz im poczucie przynależności do zespołu i sprawisz, że będą wyczekiwać kolejnych jego odsłon.
Zdjęcie główne artykułu: fot. Stephen Phillips – Hostreviews.co.uk, źródło: unsplash.com
Zostaw komentarz