Dialog odgrywa niebagatelną rolę w funkcjonowaniu firmy i stanowi podstawę efektywnej współpracy oraz sprawnego rozwiązywania konfliktów.
Do dialogu trzeba co najmniej dwojga. Bez informacji zwrotnej jest to właściwie monolog i taka forma komunikacji w biznesie nie zaprowadzi Cię daleko. Wielu ludzi uważa, że potrafi prowadzić dialog, jednak w rzeczywistości jest to sztuka, którą opanowali nieliczni. Na czym więc polega?
By dialog przyniósł realne korzyści, musi mieć określone cechy i spełniać pewne warunki. Ważne jest także zapewnienie odpowiedniej atmosfery, która zachęci pracowników do otwarcia się na zmiany.
Wypowiedzi wartościujące i oceniające są główną przyczyną konfliktów i spięć w zespole. Pracownicy na wszystkich szczeblach powinni nauczyć się, jak przekształcać komunikaty oparte na ocenie osobistej, na komunikaty faktów i potrzeb. Negatywne oceny to informacja, że jakieś potrzeby nie zostały zaspokojone, pozytywne – odwrotnie. Zrozumienie tych potrzeb naturalnie prowadzi do konstruktywnej komunikacji i sprawnej wymiany informacji zwrotnej.
W dialogu wypowiedź powinna spotkać się z jakąś reakcją, w innym wypadku mówimy o monologu, który jest komunikatem jednostronnym. Ktoś może wyrazić jakieś wątpliwości, ktoś zaproponować alternatywę, a ktoś inny dopytać o jakieś szczegóły. Każda reakcja jest dobra, jeśli rozwija dialog i prowadzi do porozumienia.
Wyżej wspomniana reakcja zależy od tego, jaką rolę przyjmujemy w zespole. Specjaliści mówią o 4 typach zachowań: inicjujące (ang. move) działania, podążające (ang. follow) za innymi, oponujące (ang. oppose), które podważają i poddają krytyce, oraz obserwujące (ang. bystand). Efektywny dialog opiera się w dużym stopniu na wskazaniu tych ról i zrównoważeniu ich w zespole.
Gdy jakiś komunikat jest niezrozumiały, warto rozjaśnić go dodatkowymi pytaniami. Tymczasem większość ludzi obawia się zadawania pytań, jakby świadczyły o ich niekompetencji. Twoi pracownicy powinni zrozumieć wartość i moc pytań, i nauczyć się, jak formułować je tak, by uzyskać pożądane informacje. Poza tym pytanie to również cenna informacja zwrotna.
Dialog to nie tylko mówienie, lecz także, a może przede wszystkim, słuchanie. Samo słowo „dialog” ma korzenie w języku greckim – dia logos oznacza „swobodny przepływ treści”. By ten przepływ był możliwy, trzeba nauczyć się słuchać i rozumieć, co mówi druga osoba. Nie wolno przerywać rozmówcy, zmieniać tematu, dopowiadać za kogoś lub wypowiadać się w jego imieniu.
Pracownicy nie powinni bać się wyrażać swojego zdania, dlatego ważna jest atmosfera wzajemnego szacunku i poczucie bezpieczeństwa. Wytłumacz, jakie korzyści przyniesie efektywny dialog, by zrozumieli, jaki jest cel tej nauki i co sami mogą z niej wynieść.
Przygotuj się na to, że nie będzie to łatwy proces i z pewnością zajmie trochę czasu. Wymaga on zmierzenia się z długoletnimi nawykami komunikacyjnymi i językowymi, które bardzo często są po prostu złe. Budowanie kultury dialogu w miejscu pracy możesz oprzeć na kilku podstawowych zasadach:
Korzyści z wprowadzenia w firmie kultury dialogu mogą wydawać się znikome, jednak pośrednio przekładają się na realne zyski: usprawnienie firmowej komunikacji, przyspieszenie procesów decyzyjnych i zwiększenie wydajności pracowników. Dialog sprzyja integracji, a także budowaniu prawdziwych i silnych więzi opartych na zaufaniu oraz wzajemnym zrozumieniu. To bezcenna umiejętność, która tworzy nowe standardy prowadzenia biznesu i pomaga sprawniej osiągać cele. Firmy, które chcą odnosić sukcesy, powinny postawić na dialog wewnątrz i poza firmą.
Zdjęcie główne artykułu: fot. iPrice Group, źródło: pexels.com
