Jeśli chcesz przyspieszyć proces wdrażania nowego pracownika do jego obowiązków, warto wcześniej odpowiednio się przygotować. Z pewnością zyskają na tym obie strony – i pracownik, i pracodawca.
Dlaczego to takie ważne? Jak wynika z badań, najwięcej osób rezygnuje z pracy w ciągu pierwszych 90 dni. Bycie świeżym pracownikiem wiąże się z ogromnym stresem i dyskomfortem wywołanym zmianą środowiska, zespołu, nowymi obowiązkami i wiedzą do przyswojenia. Taka ilość nowinek może przytłoczyć i wpłynąć negatywnie na odbiór całej firmy.
Proces wdrażania nowego pracownika jest nieunikniony, warto więc skrupulatnie go zaplanować. W Twojej firmie powinien funkcjonować odpowiedni program, uwzględniający wszystkie etapy wprowadzania nowej osoby do firmy – podpisywanie dokumentacji, zapoznanie z zespołem i niepisanymi zasadami firmy, wdrożenie w obowiązki oraz poznanie miejsca pracy.
Jeśli pomożesz pracownikowi przejść przez wszystkie etapy, pozwolisz mu poczuć się częścią zespołu i sprawisz, że szybciej zacznie samodzielnie i efektywnie wykonywać swoje obowiązki. Brak organizacji w tej kwestii doprowadzi do dezorientacji, która oznacza niższą wydajność i dyskomfort psychiczny zarówno dla nowej osoby, jak i dla całego zespołu.
Harmonogram wdrożenia powinien na każdym etapie uwzględniać konkretne cele i możliwości. Poinformuj nowego pracownika o planie działania. Bądź otwarty na dialog, by nie bał się zadawać pytań, i reaguj elastycznie na jego potrzeby – jeśli potrzebuje więcej czasu na przyswojenie wiedzy, daj mu go. Cały proces adaptacji pracownika, czyli tak zwany onboarding, można podzielić na 4 główne etapy.
W pierwszej kolejności przygotuj dla nowego pracownika stanowisko pracy i wszystkie niezbędne narzędzia. Zajmij się również takimi kwestiami jak konfiguracja poczty elektronicznej i dostęp do wewnętrznych platform firmowych, zorganizowanie identyfikatora, przygotowanie niezbędnych dokumentów oraz zaplanowanie ewentualnych szkoleń. Możesz też wysłać do nowego pracownika e-mail powitalny z najważniejszymi informacjami na temat organizacji pracy, współpracowników, głównych zasad i procedur oraz dokumentów, które musi dostarczyć. Warto też poinformować zespół o przybyciu nowego członka.
To ważny i bardzo stresujący moment dla większości osób. Nowy pracownik powinien mieć czas, by zapoznać się z zespołem i miejscem pracy. Oprowadź go po firmie, pokaż najważniejsze miejsca, przedstaw innych pracowników i opowiedz, czym się zajmują.
Pozwól też, by zespół poznał nowego członka. Zadbaj przy tym o przyjazną atmosferę, która sprzyja budowaniu pozytywnych i silnych relacji. Pierwszy dzień pracy to obowiązkowo także uzupełnianie i podpisywanie dokumentacji oraz planowanie ewentualnych szkoleń.
Nie wypuszczaj nowego pracownika na głęboką wodę zbyt szybko. Zadbaj o to, by w pierwszym okresie pracy był pod opieką przełożonego (kierownika lub menedżera) bądź tzw. buddy’ego, czyli wybranego specjalnie pracownika, który będzie jego przewodnikiem i mentorem.
Taki buddy pomoże mu wdrożyć się w nowe obowiązki, wskaże cele i ewentualne błędy, pokaże firmowe zwyczaje, przyspieszy integrację z zespołem, a także zmniejszy poczucie alienacji i związany z tym dyskomfort. Pamiętaj jednak, że buddy musi mieć odpowiednie doświadczenie i wiedzę, a także umiejętności komunikacyjne. Na tym etapie wdrażania warto regularnie sprawdzać postępy nowego pracownika.
Ostatni etap procesu to pełna samodzielność pracownika. To czas na podsumowanie dotychczasowych osiągnięć, zebranie feedbacku od buddy’ego, innych członków zespołu oraz samego pracownika. Na podstawie tych danych wyznacz kolejne cele oraz wskaż elementy wymagające poprawy.
W onboardingu ogromną rolę odgrywają przede wszystkim ludzie, czyli osoby już pracujące w firmie – sprawnie działający dział HR, zaangażowany szef-lider, wspierający przełożony, odpowiednio wybrany buddy, a także pozytywnie nastawieni członkowie całego zespołu. Oprócz wymienionych etapów adaptacji ważna jest także integracja pracownicza. Należy zadbać o to, by nowy pracownik miał możliwość zżycia się z zespołem i zbudowania z nim więzi. Warto zaplanować regularne spotkania integracyjne – wyjścia na paintball, kręgle, warsztaty czy imprezy okolicznościowe, a nawet weekendowe wyjazdy.
Koncepcji skutecznego onboardingu jest wiele, ale wszystkie nastawione są na jeden cel i wskazują te same korzyści płynące ze sprawnej adaptacji:
Tak przyjęty pracownik chętniej i szybciej zacznie identyfikować się z firmą, angażować się w jej życie i realizację celów, a także pracować na rzecz wspólnego sukcesu.
Zdjęcie główne artykułu: fot. Octavian Dan, źródło: unsplash.com
