8-godzinny dzień pracy nie oznacza, że pracownicy są przez cały ten czas maksymalnie produktywni. Wręcz przeciwnie.
Nawet 4 godziny tracimy na sprawy niezwiązane z pracą lub na wypełnianie mało użytecznych i rutynowych zadań. Zmarnowany czas to zmarnowane pieniądze i straty dla firmy, dlatego warto przeanalizować, co wpływa na produktywność naszego zespołu.
Ponad połowa pracowników przyznaje, że marnuje czas w pracy na sprawy prywatne i zadania rutynowe. Jest to zależne od indywidualnych cech człowieka, ale również od atmosfery w pracy i ogólnej organizacji. Na ilość czasu straconego w ciągu zmiany wpływ ma także specyfika branży, w której działa firma, np. kurier może bezproduktywnie spędzić kilkadziesiąt minut w korku albo cała produkcja może stanąć z powodu awarii maszyny. Jednak najczęściej w takich sytuacjach niewiele zależy od nas. Przyjrzyjmy się więc czynnikom, na które w jakiś sposób możemy wpłynąć.
Pracownicy nierzadko mają podejście typu „tylko przetrwać te 8 godzin”. I faktycznie to właśnie robią, a praca staje się zaledwie dodatkiem do innych, całkiem nieproduktywnych czynności.
Praktycznie wszyscy żyjemy częściowo w sieci. Mamy komputery, telefony, a nawet telewizory z dostępem do Internetu i nigdy się nie wylogowujemy. Media społecznościowe dostarczają nam rozrywki, informacji i zaspokajają potrzeby socjalne – nic dziwnego, że ponad 70% pracowników korzysta z nich w godzinach pracy. Nie zawsze w jakimś konkretnym celu. Jesteśmy po prostu przyzwyczajeni do „scrollowania Fejsa” i odczuwamy dziwny niepokój, jeśli raz na jakiś czas nie zajrzymy na tablicę z aktualnościami.
Pomijając kontakty z rodziną i przyjaciółmi przez komunikatory społecznościowe, wykonujemy też wiele prywatnych telefonów i zajmujemy się takimi sprawami jak zakupy online, umawianie wizyty do lekarza, planowanie weekendu. Co ciekawe, prawie 40% pracowników przyznaje, że w godzinach pracy poszukuje innego zajęcia, przeglądając oferty w sieci.
W gry mobilne gra blisko 7 milionów Polaków i jest to forma rozrywki, która mocno uzależnia. Zwykle są opracowane tak, by grający musiał w określonych odstępach czasu wejść do gry i wykonać kilka prostych czynności dla podtrzymania bonusów i nagród. Nic dziwnego, że wiele osób nie potrafi się powstrzymać nawet w godzinach pracy, a kilka kliknięć zmienia się niepostrzeżenie w godzinę rozgrywki.
Jakościowa przerwa nigdy nie jest stratą czasu. Badania pokazują, że nawet kilka minut oderwania się od pracy na uzupełnienie energii i płynów jest dobre dla naszej produktywności. Jednak, gdy tych przerw jest zbyt dużo, przestają przynosić efekty. 5 przerw na kawę, dwa posiłki i nieplanowany deser, bo ktoś miał urodziny? W ten sposób ponad godzina pracy ucieka bezpowrotnie na samo jedzenie. Jeszcze inaczej ma się sprawa z palaczami, którzy potrafią wychodzić na papierosa nawet 10 razy w ciągu dnia.
Ponad 30% osób potwierdza, że plotkuje w pracy. Niestety, to jedno z tych zachowań pracowników, na które trudno wpłynąć. Plotki są naturalną częścią funkcjonowania każdej grupy społecznej i trudno z nimi walczyć. Pomagają budować oraz podtrzymywać więzi i są źródłem przyjemności. Pracownicy plotkują i rozmawiają o sprawach prywatnych w godzinach pracy z tego samego powodu, co uczniowie w trakcie lekcji – brakuje im czasu po pracy.
Nierzadko pracownicy tracą czas niezależnie od siebie – z powodu źle zorganizowanej pracy, niesprawnej komunikacji i czasochłonnych procedur.
W wielu firmach czas poświęcany na spotkania zespołu lub kadry menedżerskiej wciąż rośnie. Może to wynikać ze zmiany kultury pracy, ponieważ dzisiejsze firmy są mniej hierarchiczne, a zatem pracownicy są bardziej samodzielni. Spotkania są często przestrzenią do konfrontacji pomysłów i podejmowania decyzji, jednak prawie połowa pracowników przyznaje, że takie spotkania są dla nich stratą czasu.
80% pracowników niższego szczebla na spotkaniach spędza przeciętnie od 15 minut do godziny dziennie, przy czym takich spotkań może być w tygodniu nawet 10. Dla kadry wyższej i menedżerskiej ta liczba tylko rośnie – od 12 do 17 spotkań, które mogą trwać do 1,5 godziny.
Warto więc się zastanowić, czy zawsze są niezbędne i czy wszyscy obecni faktycznie muszą na nich być. Poza tym odpowiednie przygotowanie planu spotkania może znacząco skrócić jego czas i zwiększyć efektywność.
Pracownicy biurowi mogą otrzymywać do 200 maili dziennie. Nawet przy założeniu, że odpisać muszą na 1/10 tej liczby, potrzebny na to czas wynosi około 2 godzin. Jest to jednak konieczność, gdy maile są podstawą komunikacji zewnętrznej i wewnętrznej.
Dużą stratą czasu są procedury, które niewiele wnoszą do firmy, ale i tak trzeba ich przestrzegać. Najlepszym przykładem są oczywiście urzędy i uczelnie, w których normalne jest drukowanie maila, obijanie go pieczątkami i chowanie do teczki z dokumentacją.
Pracownicy często spędzają długie godziny, wykonując żmudne zadania o niskiej wartości. Może to obejmować takie rzeczy, jak:
Przeciętny pracownik spędza co najmniej jeden dzień roboczy w tygodniu na powtarzalnych zadaniach, które można zautomatyzować.
Komunikacja to podstawa. Zespół wykonuje duży projekt, ale traci ponad połowę czasu i energii na ustalenie zakresu obowiązków – nikt nie wie, do kogo się zwracać z problemami i palącymi pytaniami, a pracownicy przerzucają się obowiązkami i odpowiedzialnością. W efekcie projekt stoi, a zespół zaczyna popełniać błędy, których naprawa również pochłonie sporo czasu i energii. Odpowiednio zorganizowana komunikacja skutecznie przyspieszy większość procesów w firmie i zaoszczędzi czas.
Dzięki dokładnemu zrozumieniu tego, na co tracony jest czas w firmie, można wzmocnić cały zespół i ulepszyć procesy, aby były bardziej wydajne i produktywne.
