Dobra komunikacja ma ogromne znaczenie dla funkcjonowania firmy. By ją usprawnić, przedsiębiorcy mogą skorzystać z wielu dostępnych narzędzi tradycyjnych oraz cyfrowych.
XXI wiek przyniósł cyfryzację procesów we wszystkich dziedzinach życia i biznesu. Także komunikacja przeszła ogromne zmiany. Nie porozumiewamy się już tylko za pomocą papierowych notatek, listów, tablic ogłoszeń czy spotkań, a coraz chętniej wybieramy ich cyfrowe odpowiedniki – maile, newslettery, komunikatory elektroniczne i wideorozmowy.
Im większa firma, tym trudniej zorganizować dobrą i skuteczną komunikację wewnętrzną. Wymaga to od pracodawcy stworzenia systemu, który umożliwi swobodny i szybki przepływ informacji między pracownikami w całej firmie. Jeśli komunikacja jest nieskuteczna, to z pewnością odbije się na zaangażowaniu i wydajności pracowników, efektywności w realizacji zadań i projektów, a w rezultacie na zyskach bądź stratach firmy.
Forma komunikacji wewnętrznej i dobór narzędzi, które ją wspierają, zależą od kultury organizacyjnej danej firmy, czyli np. branży, średniego wieku pracowników lub realizowanego celu. Określ, co chcesz osiągnąć i w jaki sposób możesz to zrobić najszybciej i najefektywniej. Niektóre przedsiębiorstwa wolą formalną, dwustronną komunikację, która skupia się głównie na przekazywaniu najważniejszych informacji. Coraz częściej jednak komunikacja przybiera charakter nieformalny, a przy tym wielokierunkowy i społecznościowy.
Jeśli komunikacja w Twojej firmie nie skutkuje realizacją konkretnych celów, to znaczy, że należy ją przemyśleć, zmodyfikować i usprawnić. Z pomocą przyjdą Ci narzędzia komunikacji cyfrowej. Możliwości masz wiele.
Działa jak Internet, z tą różnicą, że jest to wewnętrzna sieć, do której dostęp mają tylko osoby dopuszczone przez Ciebie. To najpopularniejsze rozwiązanie, które daje praktycznie nieograniczone możliwości. Intranet pozwala na używanie:
Możesz na bieżąco aktualizować informacje o dowolnej objętości, dzielić je tematycznie i sprawdzać ilość wyświetleń na poszczególnych stronach. Pamiętaj jednak, by go nie przeładować. W natłoku informacji wyszukanie tych potrzebnych stanie się problematyczne i będzie zabierało więcej czasu.
Intranet sprawdzi się najlepiej w firmach, w których pracownicy mają stały dostęp do komputerów.
Newslettery firmowe funkcjonują trochę na zasadzie tablicy ogłoszeń i w streszczonej formie prezentują bieżące i najważniejsze sprawy. Są tanie i łatwe w dystrybucji, ponieważ praktycznie każdy ma dostęp do poczty elektronicznej. Dają też możliwość przekazywania informacji w sposób ciekawy, oryginalny i atrakcyjny dla odbiorcy. Istnieje jednak ryzyko, że newsletter przepadnie w przepełnionych skrzynkach pocztowych pracowników. O tym, jak tego uniknąć, piszemy w tym miejscu.
Zastosowanie takich systemów w firmie może sprawić, że twoi pracownicy poczują się swobodnie i chętniej będą wymieniać się informacjami. Wiadomości błyskawiczne są szybsze niż e-mail, a pozwalają na komunikowanie się z osobami w różnych częściach świata i wymienianie się materiałami. Nie sprawdzą się jednak najlepiej w formalnej komunikacji i w dyskusjach grupowych.
Team collaboration tools, takie jak np. Microsoft Teams, pozwalają zorganizować pracę zespołu w jednym miejscu i zarządzać bieżącymi projektami. Takie oprogramowanie będzie szczególnie efektywne w przypadku firm, w których pracownicy pracują zdalnie i z różnych miejsc na świecie. Niestety, może być trudne do przyswojenia przez starszych pracowników.
Narzędzia takie jak Skype i Facetime są szczególnie przydatne w dużych firmach, których oddziały są rozproszone po całym świecie. Pozwalają na grupowe spotkania „twarzą w twarz”, dzięki czemu oszczędzasz na podróżach pracowników. Największym problemem w korzystaniu z tego narzędzia jest słabe połączenie z siecią, które może obniżyć jakość obrazu i dźwięku, często uniemożliwiając swobodną rozmowę.
Szef jest jeden, a pracowników jest wielu. W związku z tym można przyspieszyć przekaz ważnych komunikatów od niego bez konieczności gromadzenia wszystkich w jednym miejscu lub organizowania kilku spotkań w różnych oddziałach. Pracownicy mogą wysłuchać wiadomości od szefa niezależnie od tego, gdzie się znajdują. Do transmitowania wideo możesz użyć np. programu GoToWebinar, które ma także opcję odtworzenia nagrania później.
Tę grupę narzędzi reprezentuje np. DeskAlerts. To system, który dostarcza pilne powiadomienia na służbowe urządzenia elektroniczne pracowników. Pozwala także na organizowanie ankiet i quizów oraz oferuje firmowe wygaszacze ekranu czy tapety.
Pomagają pracownikom lepiej się poznać i zbudować silniejsze relacje. Przykładem takiego oprogramowania jest np. Donut, który łączy w pary losowo wybrane osoby z firmy i generuje dla nich czat, by mogły się lepiej poznać. To doskonały sposób na poznanie ze sobą pracowników z różnych działów, a nawet oddziałów.
Przeanalizuj wszystkie czynniki i wybierz te narzędzia, które najlepiej sprawdzą się w Twoim zespole i będą pasowały do kultury organizacyjnej Twojej firmy. Na naszej liście z pewnością znalazło się coś, co sprawdzi się w Twoim biznesie.
Zdjęcie główne artykułu: fot. Headway, źródło: unsplash.com
