Dobra organizacja czasu to sztuka i warto ją zgłębiać. Chaos, zbyt duża ilość obowiązków, brak asertywności i otaczające nas zewsząd dystraktory mogą łatwo wpędzić nas w poczucie, że w pracy siedzimy od rana do nocy. Przedstawiamy kilka sprawdzonych metod na wyjście z organizacyjnego impasu.
Wszyscy doświadczyliśmy problemów związanych z efektywnym zarządzaniem czasem w pracy. Zdarza się, że budzimy się pełni nadziei i optymizmu, że nie tylko uda nam się dotrzymać wszystkich terminów, ale że znajdziemy czas aby po wykonanej pracy pójść na siłownię czy przygotować zdrowy, domowy posiłek.
Wtedy jednak najczęściej dopada nas… rzeczywistość. Wychodzimy za późno, na trasie korek, a frustracja światem narasta do tego stopnia, że przynosimy ją przed pracownicze biurko. Nad projektem nie mamy kiedy usiąść z uwagi na nagłe spotkania. Do tego dochodzą setki maili i nagłe problemy do rozwiązania.
Piętrzące się góry obowiązków i niedotrzymanych deadlinów powodują niepotrzebny stres i napięcie, które dodatkowo utrudniają skupienie się na poszczególnych zadaniach, a co gorsza wpływają także na pogorszenie funkcjonowania poza pracą, uniemożliwiając zaznanie zasłużonego relaksu i odpoczynku. Jak zatem wyjść z tego błędnego koła?
Prawidłowe zarządzanie czasem może być naprawdę trudne, jeśli nie mamy odpowiedniego wyobrażenia na temat celu, do którego zmierzamy. Podzielenie zadań na małe, możliwe do wykonania kroki to świetna metoda na nabranie pewności i zarządzanie wieloma ważnymi celami.
Wyznaczanie małych celów jest jak kolejne trofea na naszej drodze do sukcesu, przypominające, dokąd zmierzamy. Już sam Lao Tzu mówił: „Podróż na tysiąc mil zaczyna się od jednego kroku”. Podobnie dziś, robienie jednego punktu z listy zaplanowanych działań i skupianie się na nim sprawi, że nasza produktywność znacząco wzrośnie.
Nikt nie jest wystarczająco wydajny, aby przeglądać wiadomości mailowe, jednocześnie z zaangażowaniem uczestnicząc w wideokonferencji. Myśląc o wielozadaniowości często mamy coś podobnego na myśli, podczas gdy tego typu podejście jest zdecydowanie błędne. Wielozadaniowość opierająca się na przeskakiwaniu z jednego zadania w drugie, bez żadnych konkretnych ram, to bzdura.
Pracując nad kilkoma różnymi obowiązkami należy nabrać umiejętności skupiania absolutnej uwagi na jednej czynności. Gdy zostanie ona zakończona, warto nagrodzić się krótką przerwą, a następnie z takim samym nastawieniem przejść do następnej. Koncentrujmy się na chwili obecnej, nie kierując uwagi w setki różnych stron naraz.
W pracy nie zawsze chodzi o bycie miłym i uczynnym dla wszystkich i nierzadko przydaje się umiejętność eleganckiej odmowy. Tylko w ten sposób, z pełną świadomością swoich możliwości i obłożenia obowiązkami, możemy uzyskać pełną kontrolę nad swoim czasem.
Mimo, że wielu ludziom nadal wydaje się to nie do pomyślenia, nie ma nic złego w szczerym informowaniu swoich przełożonych czy współpracowników, że podjęcie dodatkowej pracy stanowi zbyt duże obciążenie kolidujące z dotychczasowymi zobowiązaniami.
Media społecznościowe, przeglądanie stron internetowych, współpracownicy, wiadomości tekstowe, komunikatory internetowe – rozrywki w pracy mogą być nieograniczone. Kluczem do osobistego zarządzania czasem jest intencjonalne i świadome pozbycie się ich. Pomóc może nawet taka drobnostka, jak zamknięcie drzwi, wyłączenie powiadomień o wiadomościach czy zainstalowanie blokady na czasożernych stronach.
Czas każdego z nas jest zbyt cenny, aby marnować go na chaotyczne działania pozbawione jakichkolwiek ram. Opanowanie sztuki zarządzania czasem co prawda nie należy do łatwych zadań i wymaga codziennej, konsekwentnej pracy, ale korzyści z niej wynikające mówią same za siebie.
Nie chodzi jedynie o zwiększoną produktywność i efektywność w pracy, a o znaczącą poprawę jakości życia codziennego. Likwidując organizacyjny bałagan, pozbywamy się niepotrzebnych stresorów, mamy więcej czasu na rozwijanie swoich pasji, dbanie o siebie i spędzanie czasu w gronie najbliższych.
Zdjęcie główne artykułu: fot. Ben White, źródło: unsplash.com
