Podstawą zarządzania firmą jest komunikacja wewnętrzna. Skuteczna i dobrze zorganizowana może zwiększyć produktywność pracowników, usprawnić procesy wewnętrzne i zwiększyć zyski.
Komunikacja wewnętrzna to proces ciągłej wymiany informacji między pracownikami firmy. Może być pionowa (przekazywanie informacji od przełożonych do podwładnych i z powrotem) oraz pozioma (przekazywanie informacji w zespołach, wśród współpracowników lub między działami). Skuteczna komunikacja wewnętrzna pozwala kierownictwu usłyszeć pracowników na czas i podejmować właściwe decyzje. Jak więc ją zorganizować?
Strategia tworzenia jednej przestrzeni komunikacyjnej stanowi rozwiązanie następujących problemów:
Aby rozwiązać wszystkie te kwestie, potrzebne jest odpowiednie podejście, plan działania i otwarte na dialog środowisko pracy.
Jakie cele ma osiągać komunikacja? Jaki jest jej obecny status i co można poprawić? Z jakich narzędzi możesz skorzystać? Jak szybko chcesz osiągnąć swoje cele?
Odpowiedzi na te pytania pomogą Ci stworzyć strategię i plan działania w zakresie komunikacji wewnętrznej. To, jak to zrobisz, zależy tylko od Ciebie, specyfiki Twojej działalności i charakterystyki Twojego zespołu. Uwzględnij wszystkie czynniki, które mogą wpływać na sprawność komunikacji w firmie. I pamiętaj, że dobrze sformułowana strategia powinna być aktualizowana na bieżąco i musi odpowiadać aktualnym potrzebom zespołu oraz firmy.
Twoi pracownicy są zajęci pracą, a ostatnią rzeczą, jakiej potrzebują, jest natrętna i niezrozumiała komunikacja wewnątrz firmy. Na szczęście wraz ze wzrostem zainteresowania praktykami komunikacji wewnętrznej pojawiło się wiele narzędzi cyfrowych, które sprawiają, że staje się ona prostsza i przyjemniejsza: media społecznościowe, mailing wewnętrzny, czaty pracownicze, intranet, platformy i aplikacje do dzielenia się danymi i przeprowadzania wideorozmów, komunikatory cyfrowe itd.
Kluczem do skutecznej komunikacji z zespołem jest wybór właściwej formy przekazywania informacji konkretnym odbiorcom. W Twojej firmie są różne grupy pracownicze – młodzi, przyzwyczajeni do cyfrowych rozwiązań i półformalnego stylu komunikacji, ludzie po 40. i 50. roku życia, preferujący styl formalny i bardziej tradycyjne narzędzia, pracownicy fizyczni bez komputerów służbowych, osoby pracujące zdalnie. Do każdej z tych grup musisz dostosować metody i narzędzia komunikacyjne, by osiągnąć zamierzone cele.
Według badań większość ludzi lepiej przyswaja informacje przedstawione w ciekawy wizualnie sposób i dłużej je zapamiętuje. Możesz więc tworzyć informacyjne infografiki, wykorzystywać zdjęcia i materiały wideo, a także animacje, zamiast suchego i nudnego tekstu.
Informacja zwrotna od pracowników jest niezbędna dla sukcesu każdej firmy. Zastanów się, jaka jest wartość myśli lub pomysłu, jeśli nigdy nie zostaną wyrażone? Dlatego daj pracownikom możliwość przekazywania informacji zwrotnych i dzielenia się pomysłami oraz uwagami. Może to być na przykład forum firmowe na zamkniętej stronie internetowej lub tablica w biurze.
Jeśli jednym z zadań komunikacji wewnętrznej firmy jest wymiana doświadczeń, kluczem do osiągnięcia tego jest interakcja między działami. Zaplanuj sesję Q&A, na której współpracownicy mogą zadawać sobie pytania, lub spotkania różnych zespołów i działów, by mogły omówić bieżące zadania i podzielić się doświadczeniami.
Pamiętaj o prostych zasadach: nie komplikuj, pisz zrozumiale, krótko i na temat. Staraj się zmniejszyć częstotliwość newsletterów firmowych lub przynajmniej nie przepełniaj ich treścią. Skup się na przekazywaniu najważniejszych i kluczowych informacji.
System komunikacji wewnętrznej firmy powinien umożliwiać każdemu pracownikowi kontakt ze współpracownikami, w tym z kierownictwem wyższego szczebla. Polityka otwartych drzwi zachęca do interakcji i aktywnego uczestnictwa w działaniach firmy. Pomaga także budować pełne szacunku i zaufania relacje w zespole.
Atmosfera ma kluczowe znaczenie dla komunikacji wewnętrznej, ponieważ buduje zaufanie i sprzyja prowadzeniu dialogu. Twój zespół musi czuć się pewnie i bezpiecznie, by dzielić się z Tobą pomysłami, zgłaszać swoje uwagi i zadawać pytania. Doceniaj nawet najmniejsze sukcesy pracowników, celebruj z nimi osiągnięcia firmy i motywuj ich do działania.
Zastanów się, czy procesy komunikacyjne w Twojej firmie są dobre i czy spełniają swoje zadania. Jeśli nie, spróbuj określić przyczyny takiego stanu rzeczy. Najczęściej są to takie czynniki jak:
Nawet najlepiej zaplanowana i wdrożona strategia komunikacyjna nie pomoże, jeśli nie wyeliminujesz aktualnych problemów w całym procesie. Efektywny przepływ informacji wewnątrz firmy jest tak ważną i kluczową kwestią, że warto zainwestować w pomoc eksperta lub specjalne szkolenia. Czasem może się to okazać po prostu konieczne, ale jest to ten aspekt działalności, na którym nie warto oszczędzać.
Zdjęcie główne artykułu: fot. Morsa Images / Stone / Getty Images)
