W procesie rekrutacji dotarcie do odpowiednich kandydatów jest zadaniem kluczowym. Podczas gdy ci aktywni są na wyciągnięcie ręki, do pasywnych musimy znaleźć drogę. I tu na scenę wkracza sourcing.
Współczesna rekrutacja jest niezwykle intensywną i czasochłonną pracą. Wielu rekruterów jest tak obciążonych, że po prostu nie starcza im czasu na sourcing wysokiej jakości. Dlatego coraz częściej są to oddzielne specjalizacje, które spełniają inne zadania. Sourcing przejmuje cały proces wyszukiwania do momentu, gdy kandydat jest QIA: qualified (oceniony, zakwalifikowany), interested (gotowy do przeglądu ofert), available (gotowy do rozpoczęcia procesu selekcji w firmie).
Sourcing w skrócie to aktywne i zaawansowane poszukiwanie kandydatów, szczególnie pasywnych, czyli takich, którzy na dany moment nie myślą o zmianie lub znalezieniu pracy. Obejmuje wyszukiwanie źródeł, osób i kontaktów do nich, tworzenie na tej podstawie baz danych, a także budowanie i utrzymanie wstępnej relacji z potencjalnym kandydatem. To zadania, które wymagają myślenia analitycznego, umiejętności interpersonalnych oraz sprzedażowych (trzeba zainteresować kandydata ofertą).
Do zadań sourcingu należy:
· znalezienie osób, które nie publikują swoich CV w sieci i nawiązanie z nimi kontaktu;
· dotarcie do informacji o aktualnej sytuacji kandydata, jego potrzebach, problemach i celach, czyli potencjalnej motywacji do zmiany pracy;
· wstępne zainteresowanie specjalisty, czyli „zarzucenie przynęty”;
· utrzymanie przyjaznych stosunków, by być na bieżąco z sytuacją kandydata.
Oprócz tego specjalista w tej dziedzinie musi umieć sprawnie i efektywnie posługiwać się dostępnymi systemami ATS i narzędziami wyszukiwania, a także analizować zebrane dane w celu określenia najważniejszych wskaźników KPI.
Sourcing jest szczególnie przydatny i potrzebny, gdy:
· rekrutacja odbywa się na rynku o wysokiej konkurencyjności, na którym popyt na kandydatów znacznie przewyższa podaż;
· firma regularnie ma wakaty na podobne lub takie same stanowiska, dla których można określić wspólny profil kandydata. Przy tym pewne jest, że nabór będzie otwierany także w przyszłości przez rok, a nawet dłużej;
· zwykłe kanały i metody pozyskiwania kandydatów nie pozwalają na zamknięcie rekrutacji;
· firma jest nastawiona na rozwój i sourcing na wczesnych jego etapach może przynieść korzyści w przyszłości.
Ważne, aby zrozumieć, że sourcing to inwestycja długoterminowa. Zwykle w ciągu pierwszych sześciu miesięcy powstaje tylko baza kandydatów, która nie od razu przynosi widoczne efekty. W dłuższej perspektywie czasu dobry ekspert od sourcingu jest w stanie zamknąć 3-4 wakaty rzadkich specjalistów miesięcznie.
Pierwszym etapem jest stworzenie profilu kandydata. To tak zwana persona, która obejmuje kompetencje miękkie i twarde, wykształcenie, doświadczenie, a także opis stanowiska. Im więcej będzie zawierać szczegółów, tym lepsze będzie dopasowanie wyszukiwania. Równie ważne jest opracowanie oferty, która będzie zawierała nie tylko wymagania, ale przede wszystkim wynagrodzenie, benefity pozapłacowe i wszystkie inne korzyści związane ze stanowiskiem. Warto przywołać tu Employee Value Proposition, czyli unikalne wartości, które wyróżniają pracodawcę spośród konkurencji.
Kolejnym etapem jest wstępne rozpoznanie, czyli sprawdzenie, jaki jest popyt na danych specjalistów i jakie problemy można napotkać przy ich pozyskiwaniu. Można też sprawdzić, jakie wymagania kandydatom stawia konkurencja, jakie korzyści i wynagrodzenie im oferuje. Taki research pozwala też oszacować, ile czasu zajmie sourcing.
Na podstawie przygotowanej oferty, zdefiniowanej persony, a także danych pozyskanych z researchu rynku można przygotować Plan wyszukiwania. Na tym etapie ważny jest wybór odpowiednich wskaźników KPI, które pozwalają na śledzenie efektywności działań i pomagają je optymalizować. Należy również podjąć decyzję, jakich narzędzi i kanałów będziemy używać do pozyskania kandydatów. Efektem tych działań będzie baza kandydatów zawierająca najważniejsze informacje oraz dane kontaktowe.
Sposób i styl komunikacji trzeba dobierać ostrożnie. Nie można zasypać kandydata szablonowymi i formalnymi wiadomościami, na które prawdopodobnie nawet nie odpowie. Trzeba pamiętać, że na tym etapie najważniejsze jest pierwsze wrażenie i zbudowanie podstaw długoterminowej relacji. Kluczem do sukcesu jest maksymalnie spersonalizowany komunikat stworzony na podstawie danych zebranych o kandydacie podczas tworzenia bazy informacji.
Wiele osób może nie być zainteresowanych zmianą pracy lub podjęciem zatrudnienia w danej chwili, dlatego tak ważne jest podtrzymywanie relacji z kandydatami. Trzeba dbać o aktualność stworzonej bazy danych – wiele systemów ATS wspierających proces sourcingu, daje możliwość korzystania z pomocnych opcji trackowania, tagowania, a także włączania odpowiednich alertów i przypomnień. Ogólnie na tym etapie niezbędna jest cierpliwość – na odpowiedzi od kandydatów trzeba czasem czekać nawet kilka tygodni, ale reagować trzeba na nie natychmiast.
Obecnie w sourcingu wykorzystywane są wyszukiwarki internetowe (Google), zawodowo-biznesowe serwisy społecznościowe (LinkedIn, GoldenLine), social media (Facebook, Instagram, Twitter), portale i fora branżowe oraz tematyczne (Meetup, Behance, Github, Internations), a także wyszukiwarki kandydatów (Amazing Hiring, Aevy, TalentBin).
Przy korzystaniu z wyszukiwarek ważny jest odpowiedni boolean search, czyli użycie specjalnych operatorów logicznych, które pomagają doprecyzować zapytania i kryteria wyszukiwania.
Wszystkie działania sourcingowe można usprawnić, korzystając z zaawansowanych systemów ATS (system śledzenia kandydata). Pozwalają one na budowanie szczegółowych i przejrzystych baz danych, aktualizowanie ich oraz filtrowanie i tagowanie zebranych informacji.
Aby uzyskiwać lepsze rezultaty, warto monitorować kluczowe wskaźniki efektywności sourcingu (Key Performance Indicators). Pozwala to optymalizować działania i wyszukiwać problematyczne momenty całego procesu. Wśród najważniejszych wskaźników wymienić trzeba:
· liczbę wyszukanych profili kandydatów;
· response rate, czyli na jaki procent komunikatów otrzymaliśmy odpowiedzi;
· jakość wyszukanych kandydatów;
· skuteczność wykorzystanych kanałów;
· czas i koszty sourcingu.
Sourcing pozwala zaoszczędzić nawet 25% kosztów potrzebnych na rekrutację, pomaga usprawnić działania firmy i pozyskać bardziej jakościowych pracowników. W przypadku firm z dużym zapotrzebowaniem na rzadkich specjalistów może okazać się nie tylko trafną, ale też konieczną inwestycją. Pozyskiwanie kandydatów to metodyczne przeszukiwanie źródeł i tworzenie relacji z kandydatami. Wymaga cierpliwości, odpowiednich narzędzi i aktualnej wiedzy na temat rynku i konkretnej branży. Ważne są także umiejętności interpersonalne i dar przekonywania.
Zdj. główne: Jason Goodman/unsplash.com
