Aby wzmocnić wzajemne relacje w procesie komunikacji, konieczne jest odpowiadanie i reagowanie na otrzymane informacje. Tutaj na scenę wkracza informacja zwrotna.
Informacja zwrotna jest kluczowym narzędziem do poprawy jakości komunikacji między ludźmi. Jest to reakcja na określone zdarzenie, działanie, wiadomość. Z punktu widzenia teorii komunikacji proces ten jest odpowiedzią odbiorcy informacji na jej źródło i zapewnia skuteczną wymianę informacji, ocenę czy jest ona akceptowana przez uczestników procesu komunikacji i czy została poprawnie zinterpretowana.
Komunikacja z ludźmi wokół nas. Jakościowa i efektywna komunikacja nie jest możliwa bez informacji zwrotnej. Jest to ważny element rozmowy na dowolny temat we wszystkich sferach życia. Informacja zwrotna pokazuje reakcję na usłyszane informacje, jest odpowiedzią na słowa i działania.
Informacja zwrotna w pracy. Informacje zwrotne wpływają na jakość pracy. Aby zwiększyć wydajność swoich pracowników i dostosować ich pracę do działań produkcyjnych, przełożony musi być świadomy potrzeb swoich podwładnych. Życzenia i opinie każdego pracownika są bardzo ważne. Pracownicy z kolei potrzebują motywacji ze strony kierownictwa. Powinni otrzymać odpowiednią ocenę swojej pracy. Na podstawie komunikacji z partnerami biznesowymi powstają nowe cele i plany na przyszłość.
Jakie mogą być cele informacji zwrotnej w pracy:
Informacja zwrotna między producentem a konsumentem. Aby zrozumieć, który produkt jest pożądany, dostosować dostawę i asortyment, potrzebna jest informacja zwrotna od kupujących. Pytania i życzenia konsumentów pomogą stworzyć jakościową interakcję między stronami.
Odpowiednia informacja zwrotna powinna mieć kilka cech:
Odpowiednia atmosfera. W komfortowym i ufnym dialogu łatwiej jest osobie dostrzec informacje zwrotne odpowiadające rzeczywistości. Agresywne wypowiedzi blokują nasze postrzeganie, dlatego przede wszystkim konieczne jest stworzenie odpowiedniej atmosfery.
Szczerość wypowiedzi. Wszelkie informacje zwrotne muszą być prawdziwe. Nie możesz upiększać oceny działań innych ludzi ani mijać się z prawdą. Nieszczera informacja zwrotna jest bezużyteczna i nie spełnia swojego celu.
Pochwała jest ważna. Każdy pozytywny wynik jest godny pochwały. Człowiek podjął wysiłek, więc należy to zauważyć. Nacisk na mocne strony i małe sukcesy dodaje pewności siebie i budzi zaufanie do rozmówcy.
Wyrażaj krytykę w cztery oczy. O ile pochwała jest przyjemna dla wszystkich, to krytyka jest lepiej przyjmowana na osobności. Obecność dużej liczby osób stwarza stresującą sytuację, a połowa uwag pozostaje nieusłyszana.
Informacja zwrotna musi być konstruktywna. Nie można narzucać swojego punktu widzenia, bardziej poprawne jest dzielenie się swoimi przemyśleniami. Wyrażona krytyka powinna być pomocna i konstruktywna, w przeciwnym razie nie ma potrzeby jej wyrażania.
Terminowe i stosowne wnioski. Informacja zwrotna jest odpowiednia bezpośrednio po działaniu. Nie musisz wracać do przeszłości. Nie musisz narzucać swoich obserwacji, jeśli nikt ich nie potrzebuje.
Mów w formie opisu, a nie oceny. Informacja zwrotna musi być zgodna z tym, co widziano lub słyszano. Wnioski podszyte emocjami nie są nikomu potrzebne. Zastąp więc system ocen ogólnym opisem i faktami.
Podstawowe pytanie, które należy sobie zadać przed wysłaniem listu lub przed rozmową z pracownikiem, to: jaki jest cel mojego komunikatu? Co chcę, aby specjalista zrobił po mojej wiadomości? Jak powinien się zmienić styl jego pracy? Praktyka pokazuje, że nie zawsze odpowiedź jest natychmiastowa. Dlatego ustalenie celu, jaki chcemy osiągnąć, ma niebagatelne znaczenie dla ostatecznego kształtu naszej informacji zwrotnej.
Zdj. główne: Christin Hume/unsplash.com
