Nowi pracownicy pozbawieni opieki w początkowym okresie pracy częściej z niej rezygnują po okresie próbnym. Dlatego coraz więcej firm zwraca uwagę na tworzenie skutecznego planu onboardingowego.
Pierwsze dni w nowym miejscu pracy mogą być stresujące i przepełnione informacjami do przyswojenia – wypełnianie dokumentów, zapoznawanie się z zespołem, obowiązkami, przestrzenią, grafikiem pracy i szkoleń oraz uczenie się wszystkich zasad i procedur. Wszystko to może być przytłaczające dla nowo zatrudnionej osoby, dlatego pracodawca powinien szczególnie zadbać o jej komfort psychiczny w tym czasie i zapewnić odpowiednie wsparcie. Tu na scenę wkraczają wszystkie działania onboardingowe, które zacząć można od powitalnego maila.
List powitalny do nowego pracownika pomaga mu szybciej odnaleźć się w nowym środowisku i przygotować się odpowiednio na pierwszy dzień w pracy. To znacznie zwiększa jego produktywność i znacząco usprawnia cały proces adaptacyjny. Co więcej, takie powitanie sprzyja tworzeniu pozytywnej więzi z pracownikiem.
E-mail powinien w przystępnej i wizualnie atrakcyjnej formie prezentować najważniejsze informacje o organizacji pierwszego dnia pracy, historii i celach firmy, miejscu pracy, a także odnośniki do firmowej witryny i kont w mediach społecznościowych. Można dołączyć do tego fotografie oddające charakter firmowego życia i działalności, a także powitalne video. Warto też poinformować pracownika o tym, jakie dokumenty i dane musi przygotować, aby dopełnić formalności.
Powitalny e-mail może być krótki lub długi i zawierać dowolną ilość elementów w zależności od polityki i potrzeb firmy, jednak jest kilka elementów, których pominąć nie można. Przyjrzyjmy się im bliżej.
W końcu to list powitalny, więc jego ton powinien być przyjazny – pracownik ma być podekscytowany nową pracą i dołączeniem do zespołu, czuć się mile widziany i ważny. Styl powitania może oddawać charakter działalności firmy, być bardziej formalny lub półformalny, a nawet zawierać zabawne gry słowne.
Warto też podziękować pracownikowi za udział w rekrutacji i pogratulować mu pozytywnego przejścia całego procesu. Nie zapomnij o personalizacji – zwróć się bezpośrednio do nowego pracownika i pozwól mu poczuć, że nie jest to wiadomość z szablonu.
Stwórz przejrzystą listę spraw do załatwienia oraz kolejnych etapów wdrażania pracownika w obowiązki. Podaj mu grafik i tematykę czekających go szkoleń oraz kursów, zaplanuj oficjalne zapoznanie z zespołem, oprowadzanie po biurze oraz czas na uzupełnianie dokumentów. Poinformuj go, gdzie i do kogo ma się udać pierwszego dnia, udostępnij mu linki i hasła niezbędne do pracy, a także przedstaw jego profil w wewnętrznym systemie firmy. Pomyśl o wszystkim, co może mu ułatwić rozpoczęcie pracy i zmniejszyć początkowe zagubienie.
Krótko i na temat opowiedz o tym, co robi firma, jakie ma cele i jakie wyznaje wartości. Przedstaw historię jej powstania oraz najważniejsze osiągnięcia, punkty w jej rozwoju i realizowane projekty. Możesz też dołączyć informacje o członkach zarządu lub o wszystkich osobach z zespołu, jeśli jest to niewielka firma. Nie zapomnij też dodać odpowiednich zdjęć lub filmów.
Ten element tworzy mocne podstawy dla zbudowania Employee Advocacy – jeśli chcesz, by nowy pracownik w przyszłości został ambasadorem Twojej marki, zachęć go do tego już pierwszego dnia. Zaproś go do polubienia i obserwowania firmowych kont w mediach społecznościowych i podeślij mu linki do ostatnich publikacji.
Zwróć uwagę na atrakcyjną oprawę wizualną maila – powinna być spójna z identyfikacją wizualną Twojej marki. Ważny jest także język wiadomości:
Przed wysłaniem maila koniecznie sprawdź dokładnie, czy nie ma w nim błędów językowych i literówek. Ich obecność może wpływać na odbiór całej wiadomości i świadczyć o niechlujności.
Nie lekceważ potencjału powitalnej wiadomości – przemyślana i dobrze napisana może stworzyć podstawy do budowy silnej więzi z nowym pracownikiem, a to z kolei wpływa na poziom jego lojalności i zaangażowania.
Zdjęcie główne: Duncan Meyer/unsplash.com
