Komunikacja asynchroniczna. Po co i jak ją wprowadzić?

Czasy pandemii spopularyzowały model pracy zdalnej. Praca z domu wiąże się z wprowadzeniem nowych form komunikowania się między pracownikami, nie wystarczy bowiem podejść do sąsiedniego biurka, aby zadać pytanie lub podzielić się uwagami odnośnie projektu. 

Komunikacja przeniosła się głównie w sferę online. Wymaga to ustalenia pewnych zasad, tak, aby zachować płynność przekazywania informacji, ale jednocześnie nie przytłaczać pracownika ilością wiadomości na czacie i wideokonferencjami.  

Co oznacza komunikacja asynchroniczna?

To forma komunikacji, która nie odbywa się w czasie rzeczywistym i nie wymaga natychmiastowej odpowiedzi. Przykładem komunikacji asynchronicznej jest sytuacja, w której pracodawca wyśle pracownikowi maila z pytaniem, a odpowiedź nastąpi w momencie, gdy pracownik znajdzie na to dogodną chwilę. Przeciwieństwo stanowi komunikacja synchroniczna, wymagająca od obu stron zaangażowania w tym samym czasie i natychmiastowego przepływu informacji. Komunikacja synchroniczna to na przykład rozmowa twarzą w twarz, rozmowa telefoniczna, wymiana wiadomości na czacie lub wideokonferencja.

Korzyści z komunikacji asynchronicznej

Pracownik nieustannie odrywany od wykonywanej pracy i zalewany pytaniami staje się zdekoncentrowany i narażony na stres. Powrót do przerwanej czynności wymaga czasu (naukowcy szacują, że powrót do przerwanego zadania zajmuje nawet 23 minuty) i większych pokładów skupienia, a ciągłe rozmowy z przełożonymi mogą wywołać poczucie nadmiernej kontroli. Odbija się to na wydajności pracownika i jego komforcie pracy. 

Rozwiązaniem problemu jest wdrożenie komunikacji asynchronicznej, która daje czas na lepsze przemyślenie odpowiedzi, zapoznanie się z historią rozmowy i uporządkowanie myśli. Komunikacja asynchroniczna wymaga przejrzystego formułowania wypowiedzi oraz ćwiczy planowanie zadań – trzeba dokonać wyboru, które kwestie wymagają natychmiastowego poruszenia, a które mogą poczekać. Taka forma komunikacji umożliwia wspólną pracę osobom, które przebywają w różnych strefach czasowych lub z jakiegoś powodu nie mogą aktywnie uczestniczyć w zebraniu zespołu, na przykład dlatego, że w tym czasie znajdują  się na spotkaniu z klientem lub mają ograniczony dostęp do sieci.

Narzędzia do komunikacji asynchronicznej

Komunikacja asynchroniczna dominuje w sferze wirtualnej, wykorzystywane są do niej te same narzędzia, co w komunikacji synchronicznej: 

1. Email – komunikacja mailowa jest najbardziej klasyczną formą komunikacji asynchronicznej. Na maila można odpisać w dowolnej chwili, a przebieg całej rozmowy jest udokumentowany. 
2. Chmury z danymi – komunikacja asynchroniczna może służyć również do poszerzania wiedzy pracowników, przygotowywania do spotkań na żywo, bez konieczności tłumaczenia wszystkich zagadnień w trakcie rozmowy. W chmurze gromadzone są dane (dokumenty, prezentacje, skrypty), które stanowią bazę do dalszej pracy, są ogólnodostępne i jednolite, dzięki czemu unika się sytuacji, gdzie pracownicy zmagają się z chaosem informacyjnym.
3. Komunikatory – korzystanie z komunikatorów do czatowania (np. Slack, Teams, Messenger) nie musi wiązać się z natychmiastowym odpisywaniem na wiadomości. Warto posługiwać się statusem aktywności oraz udostępniać kalendarze, aby sygnalizować współpracownikom, czy jest się dostępnym.
4. Nagrywanie wiadomości wideo za pomocą aplikacji, na przykład Canva, Loom lub Cloudapp.

Kiedy komunikacja synchroniczna?

Istnieją jednak przypadki, w których komunikacja na żywo jest konieczna. To ważny  czynnik spajający zespół, dzięki niemu pracownicy czują się częścią grupy. Ponadto w obliczu kryzysu zespół musi reagować natychmiast, tak samo, jeżeli pojawiają się konflikty między pracownikami.

Zdj. główne: Solen Feyissa/unsplash.com