Aby kompetentnie rozstać się z pracownikiem, niezbędne jest przygotowanie odpowiedniej taktyki rozmowy, profesjonalne podejście i powściągnięcie emocji.
Zwolnienie zawsze wywołuje negatywne emocje, nawet jeśli pracownik odchodzi z własnej woli, gdy ani on, ani pracodawca nie mają wzajemnych roszczeń. A co powiedzieć w sytuacji, w której musisz podjąć trudną decyzję i kogoś zwolnić? Nieważne, z jakich powodów odbywa się zwolnienie, musisz odpowiednio się przygotować, by uniknąć konfliktu i nieprzyjemnych sytuacji.
Rozstając się z pracownikiem, należy pamiętać, że konsekwencje zwolnienia mogą być dla firmy poważne i nieoczekiwane. Jeśli dana osoba odeszła w złej atmosferze, to znaczy ze skandalem, wzajemnymi oskarżeniami i urazami, może wystąpić ryzyko, że zechce zaszkodzić reputacji firmy. Najczęściej taka „zemsta” przyjmuje formę negatywnych opinii w Internecie.
Pracownicy rzadko piszą złe rzeczy o firmie, w której pracują, ponieważ w ten sposób bronią swoich wyborów. Nierzadko obawiają się też konsekwencji. Jednak osoba, która zrezygnowała z pracy lub została zwolniona, nie ma nic do stracenia. Gdy poczuje się zraniona lub niesprawiedliwie potraktowana, w odwecie bez wahania oczerni byłego pracodawcę i niestety nikt nie może jej w tym przeszkodzić.
Innym negatywnym skutkiem „głośnego” zwolnienia może być spadek lojalności innych członków zespołu, szczególnie gdy pracę stracił ktoś, kto był bardzo lubiany i popularny. Jeśli pracodawca pozwoli, by przy zwolnieniu emocje wzięły górę, to pracownicy będą bardziej skłonni sympatyzować ze zwolnionym, a pracodawcę uważać za niesprawiedliwego, bezdusznego i mało profesjonalnego. Co więcej, pracownicy zawsze odczuwają dyskomfort przy zwolnieniach kolegów, bo obawiają się, że mogą być następni.
Przypadki, w których decyzja o zwolnieniu przychodzi spontanicznie, są skrajnie rzadkie. Zwykle przed ostateczną decyzją pracownik zostaje upomniany przez bezpośredniego przełożonego i ma czas, by poprawić swoje zachowanie. Jeśli jednak tego nie zrobi, nie powinien być zaskoczony, że pracodawca postanowił podziękować mu za współpracę.
Rozmowa o zwolnieniu powinna się odbyć w spokojnym otoczeniu i przebiegać w kilku konkretnych etapach.
1. Poinformuj pracownika o zwolnieniu. Spokojnie i rzeczowo wytłumacz, jaką decyzję podjęła firma i co było jej przyczyną. Powstrzymaj się od krytykowania i nie poniżaj pracownika. Najtrudniejszym zadaniem jest takie przeprowadzenie rozmowy, by osoba zwalniana zrozumiała swój błąd, ale nie poczuła się zraniona. Choć może się to wydać kontrowersyjne, musisz zadbać o wysoką samoocenę pracownika, z którym się rozstajesz. W innym wypadku żal i poczucie poniżenia znajdą ujście w działaniach niszczących Twoją reputację.
2. Wystaw pozytywną ocenę pracownikowi. Kolejny punkt, który może wydawać się dziwny i nie na miejscu, jednak w procesie zwalniania pracownika kluczowe jest jego zadowolenie. Nie może czuć się wykorzystany ani niedoceniony. Pamiętaj, aby wspomnieć o tym, w jaki sposób przyczynił się do sprawnego funkcjonowania firmy. Powiedz też o jego ważnych i pozytywnych cechach zawodowych.
3. Pomóż pracownikowi pogodzić się z myślą o zwolnieniu. Przywołaj fakty i czynniki, które mogą stać się ważnymi argumentami, świadczącymi na korzyść zwolnienia. Niech pracownik dostrzeże w tym możliwości, a nie przeszkody.
4. Omów warunki i datę zwolnienia. Ważne jest, aby omówić szczegóły i dojść do porozumienia tu i teraz. Nie dawaj pracownikowi czasu na zastanowienie się. Może uzyskać więcej informacji, skonsultować się z krewnym lub współpracownikiem, a to drastycznie zmieni sytuację.
5. Zakończ rozmowę. Nie wyrażaj więcej współczucia ani żalu i nie usprawiedliwiaj się. Najlepiej podziękuj za współpracę i profesjonalne podejście do sytuacji.
Nawet jeśli wszystko zrobiłeś jak należy, przygotuj się na to, że pracownik może zareagować emocjonalnie lub nerwowo. Przede wszystkim zachowaj spokój i nie reaguj na słowne zaczepki lub prowokacje. Pamiętaj też, że rozmowa to dialog, dlatego pozwól, by druga strona zabrała głos. Słuchaj uważnie, spokojnie i z szacunkiem wszystkiego, co ma do powiedzenia. Im bardziej konkretna rozmowa, tym mniej negatywnych konsekwencji.
Istnieją dwa rodzaje ludzi, z którymi mogą wystąpić problemy podczas zwolnienia – pracownicy mocno związani z firmą i pracownicy prawnie przygotowani.
Pracownicy, którzy ideowo i życiowo zwiążą się z firmą, źle znoszą zwolnienie. W ich odczuciu poświęcili pracy życie i znacząco przyczynili się do sukcesu firmy, dlatego czują się bardzo zranieni i urażeni zwolnieniem. Dla nich to przejaw niewdzięczności ze strony pracodawcy. Co więcej, nierzadko są to osoby, dla których praca jest sensem wszystkiego. Są od niej uzależnieni emocjonalnie, a poczucie ich wartości płynie głównie z zajmowanego stanowiska. Z takimi pracownikami musisz postępować delikatnie i cierpliwie. W innym wypadku mogą długo sprawiać problemy i szkodzić wizerunkowi firmy.
Przygotuj się na to, że będziesz musiał wielokrotnie rozmawiać z takimi pracownikami, wyjaśniając, dlaczego zwolnienie jest nieuniknione. Wskazane jest też, aby porozmawiać z nimi o perspektywach, które mają przed sobą, np. poszukiwanie nowej ciekawej pracy, możliwość zajęcia się życiem prywatnym itp. W skrajnie trudnych przypadkach niezbędna może być pomoc psychologa.
Prawnie przygotowani pracownicy są bardziej kłopotliwi. Prawdopodobnie nie obędziesz się bez pomocy prawnika. Konieczne też będzie uzasadnienie przyczyn zwolnienia poparte podstawami prawnymi, jak np. redukcja etatów, systematyczne niedopełnianie obowiązków zawodowych itp.
Zanim zaczniesz rozmowę z pracownikiem na temat zwolnienia, dokładnie przeanalizuj sytuację i upewnij się, że jest to uzasadniony, sprawiedliwy i konieczny środek. Oddzielnie porozmawiaj z bezpośrednim przełożonym pracownika i jego współpracownikami. Upewnij się, że sytuacja nie jest spowodowana nieporozumieniem lub intrygami w zespole.
Przeczytaj również o zdrowiu psychicznym pracowników w obliczu pandemii.
Zdjęcie główne artykułu: fot. Audtakorn Sutarmjam / EyeEm / Getty Images
