Artykuł sponsorowany
Redakcja nie ponosi odpowiedzialności za treść artykułu i osobiste poglądy autora.
Nie da się ukryć, że żyjemy w czasach, gdzie technologia otacza nas ze wszystkich stron. Ma wpływ zarówno na nasze codzienne, prywatne życie, jak i na obszary zawodowe. Wiele firm chętnie nie tylko obserwuje te zmiany, ale i czynnie w nich uczestniczy, dzięki czemu potrafi lepiej odpowiadać na zmieniające się potrzeby klientów, jak i usprawnić działanie samego przedsiębiorstwa. Jednym z takich technologicznych rozwiązań, na które decyduje się coraz więcej biznesów jest digitalizacja dokumentów.
Choć można powiedzieć, że jest to obecnie dosyć popularne pojęcie to istnieje jednak spora grupa osób, która wcześniej o nim nie słyszała. Czym jest więc digitalizacja dokumentów? Najprościej ujmując, odnosi się to do procesu przetwarzania danych zawartych na papierowej dokumentacji na formę cyfrową, elektroniczną. Dzięki temu możemy przeglądać takie pliki na ekranie komputera czy telefonu.
W latach 20. XXI wieku nie sposób nie natknąć się na zdigitalizowane dokumenty. Większość dużych firm prywatnych i państwowych już z tego korzysta. Faktury za telefon, prąd czy gaz trafiają na naszą skrzynkę mailową, a nie pocztową. Podobnie jest, np. z wszelkimi dowodami zakupów dokonywanych online. Czemu tak wiele przedsiębiorstw zdecydowało się na digitalizację dokumentów?
Dużą zaletą takiego rozwiązania jest redukcja błędów, o które jednak łatwo w papierowej formie. Podczas ręcznego wprowadzania danych, prawdopodobieństwo pomylenia się czy przeoczenia pewnych informacji jest o wiele większe niż przy cyfrowej strukturze. Wpisując dane na komputerze zmniejszamy ryzyko literówek praktycznie do zera dzięki systemowemu słownikowi. Warto także wspomnieć, że digitalizacja dokumentów daje większą mobilność. Dzieje się to za sprawą ułatwionego dostępu do cyfrowej formy plików – możemy zajrzeć do interesującej nas dokumentacji nie tylko podczas wizyty w biurze, ale praktycznie w każdym miejscu i o każdym czasie. Wystarczy do tego komputer, telefon czy tablet. Zdigitalizowana dokumentacja ma również inną znaczącą przewagę nad jej papierową formą: ryzyko jej zgubienia, zalania kawą czy innego przypadkowego zniszczenia tutaj nie istnieje.
Zamiana papierowej dokumentacji na jej cyfrową formę ma niezwykle łatwy przebieg i poradzi sobie z nią praktycznie każdy. Co więc dzieje się po kolei?
Proces, jakim jest digitalizacja dokumentów zaczyna się od zeskanowania papierowej dokumentacji. Następnie znajdujący się w przeznaczonym do tego programie system odczytuje zawarte na niej dane i odtwarza je w postaci cyfrowego pliku. Najlepsze programy do digitalizacji posiadają także logikę pozwalającą na katalogowanie takiej dokumentacji według określonych cech, etykiet, itp., dzięki czemu łatwiej później odnaleźć interesujące nas pliki. W końcowym etapie razem z zawartymi na nich danymi są integrowane z wewnątrz firmowym systemem, dzięki czemu pewne informacje są sczytywane i pobierane, np. do programów księgowych.
Fot.: materiał prasowy Klienta.
