Sprawna i dobrze przemyślana komunikacja wewnętrzna ma niebagatelne znaczenie dla funkcjonowania całej firmy. Warto więc korzystać z dostępnych narzędzi, by ją usprawnić.
Komunikacja wewnętrzna jest równie ważna jak zewnętrzna. Pomaga w budowaniu zaangażowanego zespołu i tworzeniu przestrzeni otwartej na dialog. Jako narzędzie ogromny potencjał ma tutaj newsletter wewnętrzny, czyli elektroniczny biuletyn z ważnymi informacjami i nowościami. Trzeba jednak dokładnie przemyśleć jego formę i treść, by był atrakcyjny dla pracowników i nie trafiał do spamu.
Ponieważ newsletter firmowy będziesz kierować do swoich pracowników, możesz poznać ich preferencje poprzez ankietę lub bezpośrednią rozmowę. Pomoże to w opracowaniu treści, które trafią w ich gusta i spełnią ich oczekiwania, a przede wszystkim będą dla nich interesujące.
Newsletter będzie cyklicznie trafiał na ich skrzynki mailowe, zatem ważne jest, by chcieli go otwierać, czytać, a nawet na niego reagować, np. proponując do niego własne materiały. Jak wyróżnić firmowy biuletyn w morzu maili, które pracownicy otrzymują codziennie? Zwróć uwagę na kilka elementów.
Tytuł i nagłówek – kilka słów, które muszą nie tylko zwrócić uwagę pracownika, ale też przekonać go do otwarcia maila. Wymyśl chwytliwe, interesujące, a może nawet zabawne hasło, które na stałe skojarzy się z Twoim newsletterem.
Język i styl wypowiedzi – newsletter powinien realizować założenia kultury całej firmy, pasować do niej i charakteru jej pracowników. Nie sil się na zbyt wyszukane słownictwo, ale nie pisz też zbyt potocznie. Dbaj również o poprawność językową, by nie zrazić odbiorców niedbałością.
Forma treści – najlepiej korzystać z krótkich komunikatów o charakterze ogłoszenia lub notatki. Jeśli jakaś kwestia wymaga dopełnienia, udostępnij linki do szczegółów i zachęć pracowników, by zapoznali się z nimi we własnym zakresie.
Projekt i oprawa graficzna – newsletter powinien być ciekawie i estetycznie zaprojektowany, bez drażniących kolorów i śmiesznych fontów. Żyjemy w czasach informacji obrazkowych, dlatego koniecznie wzbogać teksty ilustracjami, zdjęciami i infografikami.
Struktura – tutaj powinna rządzić prostota. Niech całość będzie przejrzysta, czytelna i dobrze uporządkowana. Podziel treści na wątki lub działy tematyczne, by pracownicy mogli łatwiej wyszukiwać te informacje, które ich interesują.
W tej kwestii znów warto odwołać się do preferencji pracowników, ale nie tylko. Dopasuj treści do specyfiki działalności i branży – inaczej będzie wyglądał newsletter dużej korporacji farmaceutycznej, a inaczej średniej firmy zajmującej się sprzedażą mebli. Przede wszystkim pisz o tym, co jest ważne, ciekawe i przydatne dla pracowników. Kilka pomysłów znajdziesz poniżej.
Tutaj można wspomnieć o nowych klientach lub projektach, spotkaniach, konferencjach i szkoleniach pracowniczych. Możesz napisać o bieżących planach firmy, o stanie realizowanych projektów oraz efektach projektów zakończonych. Dziel się także informacjami o osiągniętych sukcesach lub zdobytych nagrodach i wyróżnieniach.
Informacje o planowanych wyjazdach, spotkaniach i imprezach, a także relacje i wspomnienia z wydarzeń, które już się odbyły. Możesz też zamieścić informacje o konkursie firmowym np. na najlepszy kostium na Halloween.
Daj możliwość członkom zespołu, zarówno nowym, jak i starym, by się przedstawili, opowiedzieli coś o sobie i swoim hobby, podzielili się pomysłami czy wspomnieniami z urlopu. Twoja firma to przede wszystkim ludzie, a za każdym człowiekiem stoi jakaś warta opowiedzenia historia. Można też umieścić życzenia urodzinowe dla pracowników, którzy obchodzą swoje święto w danym tygodniu lub miesiącu.
Przedstaw pracownikom aktualne projekty charytatywne, w które angażuje się firma, zbiórki na schronisko lub dom dziecka, wydarzenia społeczne, w których bierzecie udział oraz działania podejmowane przez firmę na rzecz ochrony środowiska. Zachęć swoich pracowników, by czynnie włączali się w takie akcje i projekty.
Pisz o zmianach, trendach i nowościach branżowych, które mogą mieć wpływ na funkcjonowanie firmy lub po prostu zainteresować pracowników.
Tutaj ogranicza cię jedynie Twoja kreatywność. Dobrym pomysłem będzie seria ilustracji satyrycznych lub mini komiksów (może któryś z pracowników rysuje hobbystycznie?), które będą nawiązywać do życia firmy. Możesz też stworzyć dział typu „Czy wiedziałeś, że…”, ogłoszenia od pracowników dla pracowników lub pocztówki z wakacji ze wspomnieniami z urlopów.
To jedynie kilka pomysłów, a możliwości jest dużo więcej. Warto, byś sam pomyślał o tym, co Twoi pracownicy chętnie przeczytają. I nie musisz wszystkiego robić sam. Z pewnością znajdą się w Twoim zespole osoby, które z przyjemnością aktywnie zaangażują się w tworzenie newslettera. Pozwól im na to. Dzięki temu będzie on jeszcze bliższy gustom i oczekiwaniom Twojego zespołu.
Wracając do początku, newsletter usprawnia komunikację wewnętrzną w firmie i pomaga budować przyjazną atmosferę w pracy, co z kolei wpływa korzystnie na twój wizerunek jako pracodawcy (w myśl koncepcji employer brandingu). Z pomocą newslettera możesz budować więź pracowników z firmą i wpływać na ich zaangażowanie, a nawet inspirować ich. Jeśli pozwolisz im aktywnie uczestniczyć w tworzeniu newslettera, dasz im poczucie przynależności do zespołu i sprawisz, że będą wyczekiwać kolejnych jego odsłon.
Zdjęcie główne artykułu: fot. Stephen Phillips – Hostreviews.co.uk, źródło: unsplash.com
